Cara Memilih Printer Multifungsi dan Mesin Fotokopi yang Tepat

Cara Memilih Printer Multifungsi dan Mesin Fotokopi yang Tepat – Mesin fotokopi dan printer telah lama menjadi komponen standar di sebagian besar tempat kerja. Sementara mereka dulu hanya menyediakan cetakan dan salinan standar, mesin saat ini jauh lebih canggih. Saat ini, Anda dapat menggabungkan fungsi kedua mesin ini menjadi satu perangkat, yang disebut printer multifungsi. Selain fungsi dasar seperti mencetak dan menyalin, printer multifungsi menawarkan fitur yang lebih canggih, seperti pencetakan jarak jauh dan konektivitas Wi-Fi.

Cara Memilih Printer Multifungsi dan Mesin Fotokopi yang Tepat

printcountry – Dengan begitu banyak merek dan model printer multifungsi yang menawarkan berbagai kemampuan, mungkin tampak sulit untuk memilah-milah semua opsi. Kami telah membuat panduan ini untuk menguraikan informasi yang harus Anda ketahui sehingga Anda dapat memilih printer multifungsi (MFP) yang tepat untuk bisnis Anda. Kami telah menguraikan berbagai MFP dan fitur utama yang harus dicari.

Baca Juga : Mengenal Jenis-Jenis Printer dan Kegunaannya 

Apa itu printer multifungsi?

Printer multifungsi menggabungkan fungsi printer dan mesin fotokopi warna, dan juga dapat mengirim faks dan memindai ke lokasi seperti email, drive USB, dan layanan berbasis cloud. Model yang lebih canggih dapat disesuaikan dengan opsi penyelesaian, seperti stapel, pelubangan, dan penyortiran. MFP ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan pencetakan bisnis sekaligus memangkas biaya pasokan dan meningkatkan produktivitas. Mereka dapat dibeli atau disewa, dan banyak aksesori tersedia untuk sebagian besar model.

Printer multifungsi terhubung ke jaringan Wi-Fi Anda dan menyediakan sejumlah fitur untuk memenuhi kebutuhan pencetakan dan penyalinan tingkat lanjut Anda. Membeli mesin yang kompatibel dengan teknologi Anda memungkinkan Anda menangani semua kebutuhan pencetakan dan penyalinan terkait bisnis Anda dengan satu pembelian.

Apa saja jenis mesin fotokopi dan printer multifungsi?

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih mesin fotokopi atau printer multifungsi, termasuk jenis tinta, apakah Anda ingin perangkat mencetak warna dan ukurannya.

MFP monokrom vs. warna

Printer monokrom biasanya lebih murah daripada printer warna karena hanya menggunakan satu kartrid: hitam. Printer warna, sebaliknya, memerlukan empat kartrid terpisah: hitam, cyan, kuning, dan magenta. Biaya suplai akan lebih rendah jika Anda harus membeli hanya satu kartrid dalam satu waktu, bukan empat. Namun, Anda juga perlu mempertimbangkan penghematan biaya dengan dampak pada merek dan pelanggan Anda, karena gambar berwarna cenderung lebih menarik daripada gambar monokrom.

Inkjet vs. laser

Printer inkjet adalah pilihan terbaik dan paling ekonomis untuk bisnis yang tidak memiliki volume pekerjaan pencetakan yang tinggi atau hanya mencetak beberapa halaman dalam satu waktu. Ini juga merupakan solusi terbaik bagi perusahaan yang membutuhkan pencetakan berwarna dan gambar berkualitas tinggi, seperti perusahaan media, pemasar, dan perusahaan real estat. Bisnis yang tidak memiliki banyak ruang mungkin juga lebih memilih printer inkjet, karena lebih kecil dan lebih portabel daripada printer laser.

Namun, jika Anda memiliki pekerjaan cetak besar yang sebagian besar berupa teks hitam dengan grafik minimal, Anda akan mendapatkan hasil maksimal dengan printer laser. Printer laser menawarkan kenyamanan pencetakan volume tinggi dengan kecepatan cepat – bahkan printer laser kelas bawah dapat mencetak hingga 20 halaman per menit (ppm) – jadi tidak ada yang membuang waktu menunggu dokumen untuk dicetak. Anda juga mendapatkan hasil yang layak dengan teks yang tajam dan garis yang lebih halus, tetapi kualitas gambarnya kurang dari bintang.

Meskipun printer laser umumnya lebih mahal daripada printer inkjet, mereka menghemat uang Anda dalam jangka panjang karena Anda tidak perlu membeli dan mengganti toner sesering Anda menggunakan kartrid tinta. Biaya pencetakan laser sekitar 6 hingga 8 sen per halaman (termasuk cetakan berwarna), dibandingkan dengan 10 hingga 20 sen per halaman untuk printer inkjet.

Tinta vs. toner

Printer laser menggunakan bubuk toner, sedangkan printer inkjet menggunakan tinta cair. Saat Anda memutuskan di antara keduanya, pertimbangkan berapa banyak biaya toner atau tinta yang Anda keluarkan selama masa pakai MFP yang Anda beli atau sewa. Cari tahu berapa banyak halaman yang dapat Anda harapkan untuk keluar dari setiap kartrid atau batch dan berapa biaya penggantian. Anda juga dapat mempertimbangkan isi ulang tinta pihak ketiga, tetapi pastikan tintanya kompatibel; beberapa printer hanya bekerja dengan tinta milik merek mereka.

Rumah vs. Kantor UKM

MFP yang dirancang untuk kantor rumah biasanya berukuran desktop untuk menghemat ruang. Desain seperti ini hanya seharga $50, tetapi jika Anda akan menggunakan salah satu model yang lebih kecil ini untuk bisnis kecil Anda, sebaiknya belanjakan $300 hingga $700. Mesin fotokopi desktop dengan harga lebih rendah dimaksudkan untuk penggunaan individu biasa dan tidak akan memenuhi kebutuhan sebagian besar bisnis kecil.

Mesin fotokopi kantor adalah model yang lebih besar yang sering berdiri sendiri atau dirancang untuk mengambil bagian atas meja yang besar dan dibuat untuk memenuhi kebutuhan kantor dengan banyak orang. Mesin fotokopi seperti ini biasanya dapat terhubung ke jaringan dan mencakup berbagai kemampuan pencetakan, pemindaian, dan faks. Anda bahkan dapat menggunakan jenis dan ukuran kertas yang berbeda dengan model yang lebih canggih. Printer kantor mulai dari sekitar $1.200, tetapi model kelas atas dapat menghabiskan biaya $5.000 atau lebih untuk Anda.

Produksi

Jika bisnis Anda memerlukan pencetakan volume tinggi, grafik tingkat profesional, dan opsi penyelesaian lanjutan, Anda mungkin memerlukan printer produksi. Printer produksi menawarkan resolusi tinggi, mulai dari 2400 x 1200 dot per inci (dpi) untuk salinan berwarna hingga 9600 x 600 dpi yang diinterpolasi dengan kedalaman warna 8 bit untuk cetakan hitam-putih. Harga printer produksi sangat bervariasi tergantung pada fitur tertentu, tetapi biasanya harganya mulai sekitar $7.000 untuk model entry-level dan jauh di atas $25.000 untuk model khusus.

Perjanjian pemeliharaan dan layanan

Perjanjian layanan mesin fotokopi digital rata-rata meliputi toner, drum, dan semua bagian, pemeliharaan dan perbaikan. Perjanjian ini dirancang untuk mencegah admin kantor dan karyawan khawatir tentang tingkat toner dan kinerja mesin dalam jangka panjang. Rol, bilah pembersih, dan bagian lain yang rusak atau aus seiring waktu biasanya ditutup. Sayangnya, “suku cadang” memiliki definisi unik untuk setiap dealer, jadi pastikan untuk memiliki daftar lengkap suku cadang yang tercakup sebelum Anda membeli.

Apa fitur utama dari mesin fotokopi dan printer multifungsi?

Sebelum Anda memilih printer multifungsi, ada baiknya untuk membandingkan fitur utama dari berbagai model untuk menemukan yang tepat untuk bisnis kecil Anda. Berikut adalah beberapa fitur yang perlu dipertimbangkan saat berbelanja:

Kecepatan cetak

Kecepatan cetak adalah salah satu spesifikasi paling penting untuk dilihat saat Anda memilih MFP. Kecepatan cetak sering dicantumkan pada lembar spesifikasi sebagai “ppm”. Cari printer yang cukup cepat untuk menjaga alur kerja Anda berjalan lancar. Jika Anda tidak mencetak dalam volume tinggi, kecepatan yang lebih rendah akan baik-baik saja untuk bisnis Anda. Kami merekomendasikan minimal 25 hingga 30 ppm untuk usaha mikro dan setidaknya 45 hingga 50 ppm untuk usaha kecil menengah (UKM) dengan kebutuhan pencetakan rata-rata.

Kapasitas kertas

Anda akan menemukan kapasitas kertas (seringkali dicantumkan sebagai “baki” atau “kaset”) printer, serta ukuran kertas yang dapat digunakan untuk mencetak, pada lembar spesifikasi printer. Kami menyarankan UKM menemukan mesin fotokopi A3 atau A4, yang merupakan jenis yang paling umum. Mesin A3 dapat menggunakan kertas hingga 11,7 x 16,5 inci, dan mesin A4 dapat menangani hingga 8,3 x 11,7 inci. Pilihan terbaik tergantung pada jenis dan ukuran kertas yang paling sering Anda gunakan.

Memindai

Hampir semua printer kantor memiliki pemindai bawaan, tetapi tidak setiap mesin memiliki kemampuan pengumpan dokumen otomatis atau pemindaian dupleks. Pengumpan dokumen sangat penting jika Anda berencana memindai dokumen dalam jumlah besar. Fitur dupleks memungkinkan pemindaian dua sisi. Anda mungkin juga ingin memeriksa resolusi optik pemindai mesin jika Anda ingin memindai gambar. Untuk pemindaian dokumen dasar, 600 piksel sudah cukup baik, tetapi untuk grafik, Anda memerlukan setidaknya 4800 piksel.

grafis

Printer produksi dan printer kantor memiliki spesifikasi grafis yang sangat berbeda. Pada printer produksi, resolusi standar 2400 x 2400 dpi, dan manajemen warna sangat penting. Printer kantor yang digunakan terutama untuk dokumen teks memiliki resolusi yang jauh lebih rendah. Jika Anda tidak yakin dengan tingkat grafis yang Anda butuhkan, hubungi perwakilan dari merek mesin fotokopi yang Anda pertimbangkan, dan diskusikan untuk apa Anda akan menggunakan printer; mereka harus dapat merekomendasikan model yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

Penyimpanan

Sebagian besar MFP dan mesin fotokopi digital memiliki beberapa jenis memori internal yang memungkinkan mereka menyimpan sejumlah besar dokumen dan pindaian. Drive internal mirip dengan hard drive komputer lainnya. Lembar spesifikasi dapat mencatat RAM, HDD, SSD, atau penyimpanan memori standar untuk setiap model. Tergantung pada ukuran mesin, RAM dapat berkisar dari 256MB hingga 2GB, dan ruang penyimpanannya bisa dari 1GB hingga 1TB. Kami merekomendasikan kapasitas memori yang lebih tinggi jika bisnis Anda memproses gambar atau pekerjaan pencetakan dalam jumlah besar. Semakin banyak memori yang dimilikinya, semakin cepat mesin dapat memproses pekerjaan.

Printer nirkabel

Kecuali Anda memiliki kebutuhan bisnis yang unik, printer multifungsi Anda harus memiliki kemampuan pencetakan nirkabel. Hampir semua model printer dapat dihubungkan secara nirkabel, memberikan karyawan kemampuan untuk mencetak, memindai, atau menyalin dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet.

Apa sajakah produk mesin fotokopi dan printer multifungsi yang memiliki reputasi baik?

Mungkin perlu beberapa saat untuk menemukan MFP yang paling sesuai dengan bisnis Anda, tetapi penting untuk mengevaluasi kebutuhan Anda dan mempelajari fitur yang ditawarkan berbagai merek dan model sebelum membuat keputusan. Mungkin membantu untuk mempersempit pilihan menjadi sekitar tiga merek dan kemudian menentukan mana yang dapat memberi Anda kesepakatan terbaik. Berikut adalah pemain utama di pasar MFP yang mungkin ingin Anda pertimbangkan:

Brother

Terkenal dengan printer kain khusus dan mesin jahit industri, Brother juga memproduksi dan menjual mesin fotokopi laser multifungsi untuk digunakan di rumah, UKM, dan bisnis besar. Small Brother MFP mulai dari sekitar $130 dan biasanya mencetak 12 ppm, sedangkan Brother MFC-J6945DW INKvestment Tank all-in-one, yang kami rekomendasikan untuk UKM, dijual seharga sekitar $350 dan memiliki kecepatan cetak hingga 22 ppm.

Canon

MFP desktop kecil Canon populer karena desainnya yang menarik, pemindai berkualitas, dan harga masuk yang rendah. Mesin meja layak bisnis Canon mulai dari sekitar $200, sementara mesin fotokopi kantor mulai dari sekitar $750 hingga lebih dari $5.000, tergantung pada konfigurasi dan fitur. Printer produksi Canon populer di kalangan bisnis yang memerlukan pencetakan in-house kelas atas, dan perusahaan tersebut dikenal menawarkan beberapa paket sewa dan servis terbaik di pasar.

Epson

Epson membuat printer foto dan printer kain kelas atas, serta mesin fotokopi multifungsi siap pakai untuk bisnis. Kualitas berjalan di seluruh jajaran Epson, mulai dari rangkaian mesin kantor rumahan yang ringkas hingga printer format lebar dan grafis komersial. Epson juga membuat printer khusus yang dirancang untuk signage, reproduksi seni, label perawatan kesehatan, tanda terima dot matrix dan banyak lagi. Printer EcoTank perusahaan adalah pilihan yang sangat baik untuk usaha mikro untuk meminimalkan biaya tinta. Printer bebas kartrid mencakup tinta hingga dua tahun di dalam kotak dan wadah olahraga yang dapat diisi ulang dengan botol tinta murah.

HP

Mesin fotokopi multifungsi HP yang terjangkau sangat populer karena tersedia dalam berbagai konfigurasi dan menampilkan salah satu antarmuka layar sentuh terbaik dari merek printer mana pun yang ada di pasaran. Printer rumahan all-in-one HP mulai dari sekitar $40 dan mencetak 7,5 hingga 10 ppm, tergantung pada modelnya. Printer SMB-nya berkisar dari $ 120 hingga $ 1.000 dan dapat mencetak 20 hingga 50 ppm.

Dengan harga sekitar $2.000 hingga $6.750, HP juga menawarkan printer perusahaan yang dapat menghasilkan 30 hingga 75 halaman per menit. Printer all-in-one HP dapat mencetak, menyalin, memindai, dan mengirim faks dokumen. HP juga memiliki divisi mesin fotokopi Samsung, yang dalam beberapa tahun terakhir dikenal dengan mesin yang dirancang dengan indah dengan kemampuan pemindaian dan pencetakan yang cepat. Mesin HP paling cocok untuk kebutuhan UKM standar, bukan untuk pencetakan volume tinggi atau produksi.

Konica Minolta

Konica Minolta menawarkan berbagai mesin fotokopi, termasuk sistem kantor multifungsi dan printer produksi besar, yang dikenal karena kemampuannya menangani volume cetak yang tinggi. Model profesional kelas atas perusahaan dapat menghasilkan hingga 105 ppm dalam cetakan monokrom, sementara sebagian besar model kelas menengah menawarkan 30 hingga 60 ppm.

Lini terbaru Konica Minolta, Bizhub i-Series, dibuat untuk meningkatkan produktivitas dan aksesibilitas kantor dengan konektivitas nirkabel, kontrol suara, dan fitur keamanan. Seri i menggunakan toner polimerisasi Simitri HD dari Konica Minolta untuk menjamin pencetakan berkualitas tinggi dan mengurangi dampak printer terhadap lingkungan.

Kyocera

Seperti beberapa perusahaan mesin fotokopi lain dalam daftar ini, Kyocera menawarkan solusi alur kerja dokumen yang komprehensif, dengan layanan khusus untuk pendidikan, pemerintahan, perawatan kesehatan, hukum, manufaktur, dan organisasi perusahaan. Mesin fotokopi multifungsi yang berfokus pada bisnis Kyocera dikenal karena daya tahan dan kemampuannya untuk menangani volume pekerjaan yang tinggi. Mesin dirancang agar dapat diakses dan mudah digunakan. Dengan fitur seperti panel kontrol layar sentuh, aksesibilitas seluler, dan tanda timbul (tombol yang dapat Anda kenali dengan sentuhan), printer ini dibuat dengan mempertimbangkan pengguna.

Lexmark

Lexmark membuat mesin fotokopi multifungsi dan menawarkan layanan terkelola khusus industri, serta fitur unik, seperti pencocokan warna Pantone, yang ideal untuk konsistensi merek. Perusahaan Lexmark dan printer SMB adalah produk unggulannya. Ini memiliki mesin untuk tim dari semua ukuran, dengan fitur untuk memenuhi kebutuhan mereka. Printer kelompok kerja kecil memiliki prosesor dual-core dan memori 2,5 GB untuk produksi yang lebih cepat dan efisien. Mesin Lexmark datang standar dengan konektivitas Wi-Fi, fitur keamanan dan antarmuka layar sentuh yang sangat baik, yang membuat mereka populer dengan pengguna dari segala macam.

Xerox

Printer multifungsi Xerox dapat diandalkan dan menawarkan fitur untuk memenuhi kebutuhan UKM. Mesin ini memiliki antarmuka yang mudah digunakan, aksesibilitas seluler, dan fitur ramah lingkungan, seperti mode hemat energi. MFP perusahaan memiliki kualitas warna yang sangat baik karena teknologi Koreksi Warna Xerox. Bisnis akan menemukan MFP Xerox mudah digunakan dan akan menghargai layanan pelanggan yang sangat baik yang ditawarkan perusahaan untuk semua pertanyaan produk.